Normativa exposiciones y/o eventos HispaLUG
A: Eventos HISPALUG
1- Para proponer expos o eventos a HispaLUG (HL), relacionados con la filosofía y fin de la Asociación, las personas interesadas deben ser socios/as, mayores de edad, con una antigüedad mínima de UN AÑO como socio/a, y haber participado al menos, en una expo de HL en el último año. (Si algún socio/a no cumple alguno de estos requisitos, pero desea organizar un evento, debe comunicarse con JUNTA y exponer su caso)
2- No haber estado en la nevera en los últimos 12 meses, y no haber tenido un comportamiento indecoroso en alguna expo o evento de HispaLUG.
3- El/la socio/a interesado, deberá enviar la propuesta a la Junta de HL por los canales oficiales (info.hispalug@gmail.com) en un periodo de tiempo entre 4 y 8 meses antes de la fecha propuesta para dicho evento. Si por motivos de fuerza mayor no se pueden cumplir estos periodos, se debe consultar con JUNTA y se debatirá.
4- En la misma, se deberá informar del nombre del evento, fechas, horarios, localidad y ubicación, local propuesto, etc. También deberá indicar si se desea que sea un evento conocido/consolidado de HL: Catbrick, Nortebrick (se sobreentiende que estos eventos son geográficos) etc, u otra propuesta con otra denominación. En caso de tratarse de la HispaLUG EXPO, al ser el evento nacional, se deberá gestionar en estrecha colaboración con la Junta de HispaLUG. Y será la Junta de HL quien tome las ultimas decisiones si fuera necesario.
En cualquier caso y en cualquier tipo de evento donde esté implicada la Asociación y sus logos, la Junta siempre supervisará el uso correcto de los mismos y de la imagen.
5- El evento en cuestión deberá tener un Equipo Organizador (EO) y estar compuesto por varias personas (por experiencia, se recomienda 2 o más) de las cuales, como mínimo UNA, debe ser socio/a de HL. Este EO será el interlocutor con la Junta de HL en todo lo relacionado al evento, y será responsable de las vicisitudes del mismo.
6- El EO será el responsable de toda la gestión y organización del evento:
6.1- Búsqueda de local y negociaciones con los estamentos que corresponda en cada supuesto. En caso de negociar con ayuntamientos, se recomienda solicitar algún tipo de subvención para la Asociación, para gastos de dicho evento, (aparte de la cesión gratuita del local donde se pretendra realizar la expo) así como para futuros eventos y gastos de HL (foro, gestoría, etc). Se recomiendan locales municipales, pues éstos tienen su propio plan de emergencias y seguros de responsabilidad civil. De esta forma, HL no necesita contratar pólizas de seguros adicionales, siendo HL "colaborador" y el ayuntamiento o estamento en cuestión "organizador", pero este punto se debe aclarar siempre con el interlocutor y dejar las condiciones acordadas por escrito (correo electrónico, etc.). Así mismo, si se trata de un recinto en el cual sus promotores cobran entradas (tipo recintos feriales) se les solicitará una compensación acorde al tipo de evento que se realice, igualmente se debe explicar que es única y exclusivamente para cubrir los gastos de los Expositores y de la asociación. Todas estas negociaciones deben quedar registradas en emails, etc.
6.2- Hoja de inscripciones del evento y su gestión.
6.3-Será obligatoria la inscripción de los participantes al evento, para gestión y control, por parte de JUNTA, para posteriores promociones o disposiciones (Lugbulk, reseñas, o cualquier otro acontecimiento que se pudiera proponer, por parte de la Junta, de TLG, Lego Iberia, o cualquier otro)
6.4- Se solicitará una pequeña cantidad a los inscritos como expositores (se recomienda 15 €, pudiendose actualizar en cada expo) para sufragar los típicos gastos: manteles, cinta adhesiva, bricks conmemorativos, carteles, y cualquier otro pequeño gasto que el EO considere oportuno. Esto es independiente de si hay algún tipo de subvención o no por parte de algún estamento o entidad.
6.5- disponibilidad del local con un mínimo de 24 horas de antelación para el montaje.
6.6- disponibilidad de mesas, vallas de protección y demás materiales necesarios para el montaje de la Expo.
6.7- Montaje un día antes del evento, de las mesas o tarimas y demás, para los dioramas participantes.
Desmontaje si fuera requerido, de dichas mesas y cierre físico del evento.
6.8- Alojamiento si fuera necesario, cátering si procede, búsqueda de local y menús para la cena de hermandad, etc.
6.9- Hilos en el Foro HispaLUG (excepto el de presentación, que lo publicará HL), realización del cartel del evento conforme las normas de LEGO (se permite abrir una participación a todos/as los/as socios/as para la creación del mismo) siempre siguiendo la normativa de TLG.
6.10- Tesorería del evento, el cual deberá ser autosuficiente y no generar déficit, en caso de tener superávit, será destinado a Tesorería de HL. En ningún caso HispaLUG sufragará déficit derivado del evento.
7- Cuando el evento disponga de presupuesto, este se destina en PRIMER lugar para los gastos de los socios expositores (alojamiento y cátering). Seguidamente, si hubiera liquidez disponible, para los gastos de alojamiento de UN acompañante por UNIDAD FAMILIAR. (este supuesto queda a decisión de la JUNTA)
8- El EO también será responsable del Cierre burocrático y contable del evento.
9- Para ser expositor en los eventos/Expos de HL, se tiene que ser socio, y eventualmente pueden ser expositores invitados otras personas, debiendo, en este último caso, ser expositores de confianza del EO o la persona que los invite. En caso de expositores invitados, estos NO tendrán los mismos derechos que los socios de HispaLUG.
Asimismo, los expositores menores de edad deberán ir acompañados de su tutor legal. La edad mínima para ser expositor es de 14 años.
Los expositores están abligados a participar y ayudar en el buen funcionamiento de la EXPO y sus actividades (concursos, juegos, montaje y desmontaje, vigilancia, y cualquier otra actividad relacionada con el evento que el EO o La Junta crean oportuno)
10- Un expositor es aquel que se inscribe como tal, aporta sets/dioramas a la exposición y además está presente en ella. Si alguien se apunta como expositor, pero NO participa presencialmente en la EXPO, no se le considerará "EXPOSITOR" para otros programas de HL (Lugbulk, Programa de reseñas, o cualquier acontecimiento, programa, etc que la junta crea oportuno)
Tampoco participará en concursos, promociones o juegos que pueda organizar el EO o la junta de HL. a lo largo de la Expo.
11- En caso de haber varias candidaturas para una misma Expo (Catbrick por ejemplo) será la Junta la que decida la forma de elegir la candidata: o por votación en JUNTA, o por votación secreta entre los socios.
B: OTROS TIPOS DE EVENTOS.
- Si un tercero solicita (a través de cualquier canal) la colaboración de HispaLUG en eventos o promociones (como promociones comerciales, museos, recintos feriales, centros comerciales, etc) sea quien sea, y del tipo que sean, en los cuales haya alguna compensación para los participantes (efectivo, regalos o cualquier otra forma de compensación), solo se podrá inscribir UN/A SOCIO/A mayor de 14 años, por unidad familiar, para así dar las mismas opciones a todos/as los/as que deseen participar. Si es menor de edat, deberá ir siempre acompañado/a de su tutor legal.
- En caso de ser pago en metálico, al ser HispaLUG una asociación sin ánimo de lucro, y evitar los problemas surjidos por el pago a dioramistas en otros eventos, el premio para los participantes será en sets de LEGO por el importe resultante de dividir entre los participantes, más HispaLUG, y deducir cualquier gasto derivado de la gestión de este evento, (gestoría, hacienda o cualquier otro), el cual se informará a los interesados en su momento.
- Si un/una socio/a (o varios) participa como invitado u organiza eventos de caracter más local, y quiere que sea reportado como evento HISPALUG, lo debe publicar debidamente en el FORO, y abrir a la participación del resto de socias y socios; así como su posterior crónica (fotos del evento, enlaces a webs, etc) y compartir en redes; Lista y Foto de los participantes, etc. donde se documente los logos de HispaLUG en dicho evento. Si no cumple estos requisitos, NO se reportará como evento HispaLUG, y no contarán sus participantes para cualquier programa que ofrezca HispaLUG, TLG, LEGO Iberia, etc, tipo Lugbulk, Programa reseñas o cualquier otra iniciativa que proponga la Junta o un tercero) Si el evento lo organiza una empresa o entidad con ánimo de lucro, en ningún caso será considerado evento HispaLUG. (por ejemplo, empresas del sector, etc)
Cualquier tema o condición que surja, no contemplado en esta normativa, se debe consultar OBLIGATORIAMENTE con Junta. En todo caso, y en particular en caso de discrepancias, será la Junta de HispaLUG la que tome las últimas decisiones, si fuera necesario.
Al realizar cualquier propuesta de eventos/expos etc a HispaLUG, y/o participar en ellos, supone la aceptación de esta normativa.
La Junta.
PREGUNTAS FRECUENTESNormativa exposiciones y/o eventos HispaLUG
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1- Para proponer expos o eventos a HispaLUG (HL), relacionados con la filosofía y fin de la Asociación, las personas interesadas deben ser socios/as, mayores de edad, con una antigüedad mínima de UN AÑO como socio/a, y haber participado al menos, en una expo de HL en el último año. (Si algún socio/a no cumple alguno de estos requisitos, pero desea organizar un evento, debe comunicarse con JUNTA y exponer su caso)
Hay varios supuestos para la conformación de una exposición y/o evnento HispaLUG (HL)
Supuesto A eventos que reciben apoyo de HL y serán reportados a LEGO a través del embajador:
1- ¿Qué debo saber si quiero organizar una expo o evento HL? - Ser socio/a de HL con un mínimo de un año de antigüedad. En caso de no ser socio debes ponerte en contacto con HL (info@hispalug.com) y estudiaríamos tu propuesta
- Ser mayor de edad
- Haber asistido algún evento o expo previa de HL o similares características
- No haber estado en la nevera en los últimos 12 meses
- No haber tenido un comportamiento indecoroso en alguna expo o evento de HL o falta de respecto hacia otro socio/a.
Citar3- El/la socio/a interesado, deberá enviar la propuesta a la Junta de HL por los canales oficiales (info.hispalug@gmail.com) en un periodo de tiempo entre 4 y 8 meses antes de la fecha propuesta para dicho evento. Si por motivos de fuerza mayor no se pueden cumplir estos periodos, se debe consultar con JUNTA y se debatirá.
2-¿Cómo, con qué plazo y con quién debo informar sobre mi propuesta? - Contacta con nosotros en info@hispalug.com y realiza tu propuesta
- El plazo debe ser mínimo con 4 meses de antelación a la fecha prevista
- Si el plazo es menor de 4 meses se estudiará la viabilidad de la propuesta.
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- 4- En la misma, se deberá informar del nombre del evento, fechas, horarios, localidad y ubicación, local propuesto, etc. También deberá indicar si se desea que sea un evento conocido/consolidado de HL: Catbrick, Nortebrick (se sobreentiende que estos eventos son geográficos) etc, u otra propuesta con otra denominación. En caso de tratarse de la HispaLUG EXPO, al ser el evento nacional, se deberá gestionar en estrecha colaboración con la Junta de HispaLUG. Y será la Junta de HL quien tome las ultimas decisiones si fuera necesario.
En cualquier caso y en cualquier tipo de evento donde esté implicada la Asociación y sus logos, la Junta siempre supervisará el uso correcto de los mismos y de la imagen.
3- ¿Cómo informo sobre el nombre, lugar del evento que querría organizar? - Cuando hagas tu propuesta debes informar del nombre del evento, fechas previstas, horarios, localidad y ubicación así como del espacio y el lugar propuesto.
- Si consideras que por fechas y lugar puede ser ideal para realizar un evento consolidado (ejemplo Catbrick, HIspalug Expo...) contacta con nosotros y alguien de Junta te guiara en cada momento, piensa que al tratarse de algo importante se debe realizar con estrecha colaboración de HL para que cualquier problema que surja se solucione rápidamente.
- recordamos que el logo de HL así como el nombre son propiedad de la asociación. En caso de querer usarlo se facilitará material para ello (soporte gráfico)
Citar5- El evento en cuestión deberá tener un Equipo Organizador (EO) y estar compuesto por varias personas (por experiencia, se recomienda 2 o más) de las cuales, como mínimo UNA, debe ser socio/a de HL. Este EO será el interlocutor con la Junta de HL en todo lo relacionado al evento, y será responsable de las vicisitudes del mismo.
4- ¿ Pero quién gestiona esto, existe un Equipo Organizador (EO) ? - Se recomienda formar un equipo con varias personas y alguna de ellas con una experiencia previa siendo una de ellas socio de HL.
- Este EO será interlocutor con HL en todo lo relacionado con el evento, se facilitarán los medios para poder crear grupos de trabajo, formularios, etc de los que dispone HL para estos casos.
- En caso de problemas surgidos la responsabilidad será de este EO.
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- 6.1- Búsqueda de local y negociaciones con los estamentos que corresponda en cada supuesto. En caso de negociar con ayuntamientos, se recomienda solicitar algún tipo de subvención para la Asociación, para gastos de dicho evento, (aparte de la cesión gratuita del local donde se pretendra realizar la expo) así como para futuros eventos y gastos de HL (foro, gestoría, etc). Se recomiendan locales municipales, pues éstos tienen su propio plan de emergencias y seguros de responsabilidad civil. De esta forma, HL no necesita contratar pólizas de seguros adicionales, siendo HL "colaborador" y el ayuntamiento o estamento en cuestión "organizador", pero este punto se debe aclarar siempre con el interlocutor y dejar las condiciones acordadas por escrito (correo electrónico, etc.). Así mismo, si se trata de un recinto en el cual sus promotores cobran entradas (tipo recintos feriales) se les solicitará una compensación acorde al tipo de evento que se realice, igualmente se debe explicar que es única y exclusivamente para cubrir los gastos de los Expositores y de la asociación. Todas estas negociaciones deben quedar registradas en emails, etc.
- El EO será el responsable de toda la gestión y organización del evento ¿Qué debe gestionar el EO?:
* Búsqueda del local y negociaciones con los estamentos correspondientes (ayuntamientos, entidades, asociadiones, etc), los locales deben ser municipales de cesión grauita, descartando aquellos que se tenga
que pagar un
alquiler por la cesión del mismo.
* La negociación de subvenciones para sufragar los gastos de la misma y los gastos derivados de HL, en última instancia será HL la que gestione el dinero al tratarse de una entidad jurídica y con los medios
pertinentes para ello, no incurriendo con irregularidades, ni provocando fraudes económicos.
* EL EO de HL debe tener claro que los organizadores del evento serán las entidades públicas ("ORGANIZADOR") y colaboradores HL entre otros si compete ("COLABORA"). De este modo el seguro y las
responsabilidades recaen sobre el organizador, quien se hará cargo del seguro de responsabilidad cívil, así como de la previa posesión de un plan de emergencia y seguridad en caso de incidente, exonerando
a HL de cualquier incidente ocurrido en las inmediaciones del evento.
* Una persona del equipo será el interlocutor entre los diferentes estamentos, toda la comunicación y acuerdos deben ser por escrito, ya sea de forma física o telemática, para que exista
constancia en caso de discrepancias posteriores.
* Si el organizador del evento cobra una entrada para la exposición (tipo recintos feriales) se le solicitará una compensación acorde al tipo de evento que se realice. Indicando nuevamente que estos fondos van
destinados a la gestión del propio evento por parte de HL
* Se solicitará al organizador si es factible la colocación de tiendas ajenas o propia en el recinto donde se realiza el evento.
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- 6.5- disponibilidad del local con un mínimo de 24 horas de antelación para el montaje.
6.6- disponibilidad de mesas, vallas de protección y demás materiales necesarios para el montaje de la Expo.
6.7- Montaje un día antes del evento, de las mesas o tarimas y demás, para los dioramas participantes.
Desmontaje si fuera requerido, de dichas mesas y cierre físico del evento.
* El organizador debe comprometerse a poder disponer del local con un mínimo de 24 horas de antelación para el montaje, dejando el local libre de elementos molestos para el montaje.
* El organizador debe facilitar mesas, vallas de protección y demás materiales necesarios para el montaje del evento. En caso que el organizador no disponga de dicho material será el EO el encargado del alquiler de
mesas y protecciones necesarios, siendo sufragados con los fondos propios del propio evento (inscripciones)
* El EO debe tener preparado el local con las mesas dispuestas para la construcciones de los dioramas el día antes a la apertura del evento, así como de las vallas, sillas y otros elementos para la seguridad de los mismos.
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6.8- Alojamiento si fuera necesario, cátering si procede, búsqueda de local y menús para la cena de hermandad, etc.
* El EO debe facilitar un lugar de alojamiento o informar del mismo así como de un catering y restaurante con dichos menús para la cena de hermandad, si procede.
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- 6.2- Hoja de inscripciones del evento y su gestión.
- 6.3-Será obligatoria la inscripción de los participantes al evento, para gestión y control, por parte de JUNTA, para posteriores promociones o disposiciones (Lugbulk, reseñas, o cualquier otro acontecimiento que se pudiera proponer, por parte de la Junta, de TLG, Lego Iberia, o cualquier otro)
5- ¿Cómo se gestiona el registro de participantes ? - Es obligatorio el uso de formulario de inscripción al evento. El EO dispondrá de una plantilla facilitada por HL y que podrá modificar para el evento con los datos necesarios para tal efecto, este formulario será
compartido con HL en todo momento.
- Será obligatoria la inscripción de los participantes al evento, para gestión y control, por parte de HL, el fin de este registro es tener una estadística para posteriores promociones o disposiciones (Lugbulk, reseñas, o cualquier
otro acontecimiento que se pudiera
proponer, por parte de HL, de TLG, Lego Iberia, o cualquier otro)
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- 6.4- Se solicitará una pequeña cantidad a los inscritos como expositores (se recomienda 15 €, pudiendose actualizar en cada expo) para sufragar los típicos gastos: manteles, cinta adhesiva, bricks conmemorativos, carteles, y cualquier otro pequeño gasto que el EO considere oportuno. Esto es independiente de si hay algún tipo de subvención o no por parte de algún estamento o entidad.
- Se solicitará una cantidad económica a los inscritos al evento como expositores (se recomienda 15 €, pudiendose actualizar en cada expo) para sufragar los típicos gastos: manteles, cinta adhesiva, bricks conmemorativos, carteles, y cualquier otro pequeño gasto que el EO considere oportuno. Esto es independiente de si hay algún tipo de subvención o no por parte de algún estamento o entidad. Este dinero será recaudado por el HL. quedando la partida necesaria a disposición del EO del evento. Es obligatorio que los gastos vayan a nombre de HL y que existe una factura de todos estos gastos. El dinero se irá liberando en función de lo dispuesto. Se facilitará número de cuenta así como cuenta de paypal para el pago de esta aportación económica. El sobrante irá destinado a HL.
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- 6.10- Tesorería del evento, el cual deberá ser autosuficiente y no generar déficit, en caso de tener superávit, será destinado a Tesorería de HL. En ningún caso HispaLUG sufragará déficit derivado del evento.
- La tesorería del evento, debe ser autosuficiente y no generar déficit, en caso de tener superávit, será destinado a Tesorería de HL. En ningún caso HL sufragará déficit derivado del evento.
6- ¿Cómo se gestiona esto en el foro?Citar
- 6.9- Hilos en el Foro HispaLUG (excepto el de presentación, que lo publicará HL), realización del cartel del evento conforme las normas de LEGO (se permite abrir una participación a todos/as los/as socios/as para la creación del mismo) siempre siguiendo la normativa de TLG.
- Hilos en el Foro HispaLUG (excepto el de presentación, que lo publicará HL), serán temáticos y enfocados al evento en particular.
- La realización del cartel del evento debe estar conforme las normas de LEGO y HL los bocetos serán presentados a HL y estos lo presentaran a TLG a través del embajador (se permite abrir una participación a todos/as los/as socios/as para la creación del mismo) siempre siguiendo la normativa de TLG.
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- 7- Cuando el evento disponga de presupuesto, este se destina en PRIMER lugar para los gastos de los socios expositores (alojamiento y cátering). Seguidamente, si hubiera liquidez disponible, para los gastos de alojamiento de UN acompañante por UNIDAD FAMILIAR. (este supuesto queda a decisión de la JUNTA)
7 ¿Qué pasa con el dinero si hay una subvención o existe un presupuesto cerrado para ello?
-Cuando el evento haya generado una subvención o exista un presupuesto expreso para éste, este dinero se destina en PRIMER lugar para los gastos de los socios expositores (alojamiento y cátering). Seguidamente, si hubiera liquidez disponible, para los gastos de alojamiento de UN acompañante por UNIDAD FAMILIAR. (este supuesto queda a decisión de la HL)
Otras consideraciones y recordatorios.Citar- En caso de haber varias candidaturas para una misma Expo (Catbrick por ejemplo) será la Junta la que decida la forma de elegir la candidata: o por votación en JUNTA, o por votación secreta entre los socios.
- En caso exisitir varias candidaturas para una mismo evento será HL quien decida la forma de elegir la candidata: o por votación en JUNTA, o por votación secreta entre los socios.
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- 9- Para ser expositor en los eventos/Expos de HL, se tiene que ser socio, y eventualmente pueden ser expositores invitados otras personas, debiendo, en este último caso, ser expositores de confianza del EO o la persona que los invite. En caso de expositores invitados, estos NO tendrán los mismos derechos que los socios de HispaLUG.
Asimismo, los expositores menores de edad deberán ir acompañados de su tutor legal. La edad mínima para ser expositor es de 14 años.
Los expositores están abligados a participar y ayudar en el buen funcionamiento de la EXPO y sus actividades (concursos, juegos, montaje y desmontaje, vigilancia, y cualquier otra actividad relacionada con el evento que el EO o La Junta crean oportuno)
¿Qué diferencia hay entre ser expositor, invitado o acompañante ?Citar
- - Para ser expositor en los eventos/Expos de HL, hay que ser socio/a de HL y eventualmente pueden ser expositores invitados otras personas, debiendo, en este último caso, ser expositores de confianza del EO o la persona que los invite. En caso de expositores invitados, estos NO tendrán los mismos derechos que los socios de HispaLUG.
Asimismo, los expositores menores de edad deberán ir acompañados de su tutor legal. La edad mínima para ser expositor es de 14 años.
Los expositores están abligados a participar y ayudar en el buen funcionamiento de la EXPO y sus actividades (concursos, juegos, montaje y desmontaje, vigilancia, y cualquier otra actividad relacionada con el evento que el EO o La Junta crean oportuno)
- Expositor es todo aquella persona que es socio/a de HL se ha registrado al evento a través del formulario y asiste de
forma presencial al evento aportando material y haciéndose cargo del mismo. Esta personas dispone de todos los privilegios. Además suma puntos para poder participar en todos los programas de HL (Lugbulk, Programa de reseñas, o cualquier acontecimiento, programa, etc que la junta crea oportuno)
- Invitado Es aquella persona que como al evento pero no es socio de HL se ha registrado al evento a través del formulario y asiste de forma presencial al evento aportando material y haciéndose cargo del mismo. Normalmente son personas conocidas por algún otro socio/a de HL. Los privilegios son restringidos y será HL quien decida en cada evento, según el presupuesto, a que puede beneficiarse esta persona
- Acompañante. Es la persona que no es socio de HL pero forma parte del núcleo familiar del expositor. Tampoco se ha registrado en el formulario como expositor. Los privilegios están restringidos y solo se permite un acompañante por Expositor. os privilegios son restringidos y será HL quien decida en cada evento, según el presupuesto, a que puede beneficiarse esta persona